Dia a dia mais produtivo com dicas fáceis de organização

Imagine se cada e-mail que você recebesse fosse em papel? Agora pense na papelada que você leva pra casa. Papéis de cursos, trabalho, formulários médicos, revistas, recibos e mais pilhas de papel continuam a crescer diariamente.

Reserve 3 minutos do seu dia para processar a papelada. Abra suas cartas todos os dias, jogue o que tiver de jogar (coloque imediatamente para reciclar) e guarde o estritamente necessário. Mantenha e lide com todos os documentos importantes em uma área designada. Divida os trabalhos em categorias de ação: ler, pagar, arquivar ou simplesmente fazer.

Tome decisões quando se trata de sua papelada. Não coloque papéis em uma pilha grande e diga que você vai lidar com isso mais tarde. Decida fazer algo com o papel AGORA e tome as tais medidas: se é para ler, pagar, registrar, fazer ou lançar.

Os computadores não têm diminuído a quantidade de desordem de papel. De fato, em muitos casos, eles aumentam. As pessoas estão imprimindo um monte de coisa que não devem ser impressas. Deixe a informação organizada online para referência novamente.

Abaixo confira mais algumas dicas da Master Coach Trainer Tália Jaoui:

1. – Use um sistema aglutinante, como um organizador fácil, para manter todas as informações importantes que você precisa em um local acessível. Pastas são uma ótima maneira de organizar vários tipos de documentos que você regularmente precisa. Guias e protetores de folhas são apenas dois itens utilizados em conjunto com as pastas, que ajudam a organizar todas as informações, facilitando sua localização;
2. – Crie um sistema de mensagens para você mesmo. Em vez de ter pedaços de papel e post-it ou notas em todo o lugar, use um caderno espiral. Mesmo se você rasbicar uma nota ou um número em algum outro lugar, você pode transferi-lo diretamente para o notebook através de uma só fonte;
3. – Verifique com o seu contador ou advogado quanto tempo precisa conservar determinados documentos. Depois, é só colocar os documentos para armazenamento e marcá-los com uma data de expiração, se tiver uma. Existem documentos que você precisa manter permanentemente como ações;
4. – Avalie suas assinaturas de jornais e revistas. Considere manter apenas as assinaturas que lê regularmente. Doe revistas antigas para centros de idosos, abrigos ou consultórios médicos. Tenha em mente que a maioria dos artigos que você lerá estarão disponíevis online;
   
5. – Lixo eletrônico e lixo em papel são predominantes atualmente. Para controlar o fluxo de mensagens indesejadas em sua casa (especialmente cartão de crédito), peça para seu nome ser omitido nestas listas por dois anos ou retirado definitivamente, tanto do e-mail quanto do papel.
6. – Registre-se para pagar suas contas online com sua instituição financeira. Isso elimina a necessidade de envelopes e correio, economizando tempo e dinheiro. Você pode ter seus extratos enviados eletronicamente também. Outra ótima ideia é solicitar à instituição que emita seus boletos online. Receba por e-mail e pague na internet. A natureza também agradece.
7. – Seja seletivo e limite a quantidade de informação que absorve todos os dias, assim não ficará sobrecarregado. Muitas vezes as pessoas arquivam papéis que nunca são olhados de novo. Antes de arquivar, faça esta pergunta: “Será que eu realmente preciso manter este documento?”;
8. – Você não tem que lidar com seus papéis de uma vez. Faça em seções, com passos de bebê. Uma vez que você iniciar e continuar a trabalhar sobre as pilhas, verá os resultados.

* Tália Jaoui é Master Coach Trainer da Prime Talent Brasil e já formou mais de 3 mil coaches no Brasil. É sócia fundadora da DHUMA Treinamento & Desenvolvimento, apresentadora do programa Conexão Comportamento no Youtube, psicóloga e palestrante comportamental. Também é autora do livro “A Revolução do Coaching”, “Quando! Quando…Quando?” e co-autora das obras “A Elite do Coaching – volumes 1 e 2”.