Como se comunicar em salas de videoconferência

Quando comunicamos uma mensagem, estamos transmitindo uma informação. Nem sempre essa informação é compreendida conforme gostaríamos. Para que a nossa comunicação seja eficaz e surta o efeito desejado não basta comunicar. É fundamental que os destinatários entendam aquilo que dizemos e compreendam aquilo que queremos dizer de forma simples e clara. Para que esse objetivo seja atingido, e conseguirmos ter uma experiência excepcional de comunicação nos ambientes de videoconferência criei uma lista que nos dará um norte de como chegar lá. E tudo começa com o comportamento e postura do usuário.

Dicas de etiqueta em reuniões via conferência de AV:

Dentro da sala:

• Respeitar e manter silêncio quando outra pessoa estiver falando.
• Discussões entre mais de 2 pessoas são difíceis de ser compreendidas pelo outro lado. Espere sua vez para falar.
• Fale em tom normal, claro e com pausas, procure articular bem as palavras e falar de forma a facilitar a compreensão.
• Não gerar ruídos ambientes como cliques de caneta ou batidas na mesa.
• Café é bom, mas as batidas da colher na xícara, ou da xícara no pires, podem ser extremamente incômodas para o outro lado da videoconferência.
• Não embaralhe papéis ou outras atividades de distração que sejam barulhentas.
• Evite abrir embalagens de balas, bombons, barra de cereal e afins durante a videoconferência, estas geram um ruído muito desconfortável.
• Desligue, ou coloque o celular no silencioso

Remotamente em dispositivo móvel? 

• Sempre colocar o microfone em mudo quando não estiver falando.
• Procure lugares silenciosos e com boa acústica.
• Procure estar em lugar com bom sinal de celular ou Wi-Fi para evitar drop outs.
• Evite:
  • Entrar em reuniões remotas em ambientes muito barulhentos, será ruim de ouvir e de ser ouvido.
  • Lugares muito reverberantes.
  • Usar o modo alto-falante do celular se possível, este pode interferir com a qualidade da chamada.

E se possível: 

Escolha equipamentos de áudio com funções avançadas de mixagem automática e auto-gating, como o microfone de teto MXA910 da Shure por exemplo. Procure testar os equipamentos antes de entrar na chamada de VC. Teste seu lado e o oposto também. Cada chamada poderá ser diferente pois cada far-end pode trazer surpresas inesperadas. Em conclusão, estaremos perante uma comunicação perfeita quando os destinatários da nossa mensagem compreendam exatamente aquilo que dizemos e aquilo que queremos dizer. Certamente, seguindo essas recomendações teremos uma experiência mais qualificada de nossas reuniões.

*Por Didiê Cunha, Especialista em Desenvolvimento de Mercado, Som Instalado, da SHURE DO BRASIL